Успех любого массового мероприятия во многом зависит от места, в котором оно проводится. К деловым встречам и конференциям это относится в первую очередь. Прежде чем обращаться в компанию, которая предоставляет такую услугу как аренда зала москва и в других городах, необходимо учесть два основных фактора. Именно о них и пойдет речь ниже.
Вместимость
Очень важно, чтобы все участники мероприятия чувствовали себя комфортно. В слишком большом, но полупустом зале царит сонная, абсолютно нерабочая атмосфера. В то же время в переполненном помещении будет душно, что также снижает производительность.
Не стоит арендовать зал, вместимость которого полностью соответствует заявленному числу гостей. Рекомендуется сделать небольшой запас. Пусть лучше останется несколько пустых стульев, чем ваши гости будут вынуждены стоять. Некоторые организаторы перестраховываются и арендуют несколько помещений разной вместимости. Особенно это актуально, если вход на мероприятие свободный, то есть точное количество посетителей определить невозможно.
Оснащение
При выборе зала нужно в первую очередь обратить внимание на наличие:
- осветительного оборудования;
- системы кондиционирования;
- необходимой мебели.
К последнему пункту относятся не только стулья. Возможно, вам понадобится демонстрационный стол, кафедра для выступлений и прочее.
Кроме того, нужно выяснить, какое дополнительное оборудование вы будете использовать в процессе. Это может быть звуковая аппаратура, проекционный экран, микрофоны, словом, все необходимое для того, чтобы каждый посетитель мог бы хорошо слышать и видеть происходящее.
Если вы планируете длительную конференцию, то в зале должна быть возможность проведения кофе-брейка или даже небольшого фуршета. Все эти условия нужно заранее обсудить с владельцами зала, чтобы исключить неприятные сюрпризы.