Рынок информационных систем группы CMS (англ. content management system) стремительно развивается, однако определенных нормативов в этой области, включая терминологию, пока еще не приняли. В переводе с английского языка слово content означает «содержание, наполнение», и в письменных трудах обычно встречается в составе словосочетаний table of contents — перечисление разделов, содержание, оглавление. Отличительной характеристикой контента является то, что он складывается из отдельных частей.
Распространено мнение, что в сфере ИТ это понятие начали применять, чтобы обобщить в термине «документ» такие разные типы файлов, как аудио, видео и другие мультимедиа. Подобное утверждение не вполне корректно: документ — это метод передачи определенной информации, в то время, как контент – это и есть непосредственно сама информация, исходя из этого, располагать их в одном «ряду» будет неверно.
Понятие «управление контентом» вошло в обиход еще тогда, когда у пользователей ПК появилась возможность управлять документами в привычном понимании этого слова, традиционно – текстовыми файлами. Сообразно расширению смысла понятия «документ», систему управления документами начали называть системами управления контентом. Выбор CMS предваряет создание сайтов. Таким образом выражается умение этих систем управлять информацией совершенно независимо от того, каковы формы ее отображения, и вместе с тем разграничить информацию как контент от документ-форм. Вместе с тем управлять, в теоретическом понимании, информацией невозможно — ее необходимо предоставить в определенной форме. Принимаясь за редактирование контента в общем, это непременно сводится к управлению документами в частности. Системы управления контентом действительно «научились» размежевать управление документами от их отображения для конечного пользователя. Однако все-таки они скорее призваны управлять документами, но не информацией.
Сам термин «управление контентом» изначально позиционировался как процедура обновления информации и публикации ее на Web-страницах – возникла необходимость создать такую технологию, которая позволяла бы отслеживать ее актуальность. И поэтому в качестве полновесного синонимаcontent management нередко употребляют понятие Web content management. Когда предприятия работают с большим объемом информации, можно говорить уже о системах управления информационными объемами организации. Как следствие, термин content management принял более широкий смысл: его стали употреблять для названия управления как контентом Интернет-ресурса, так и другими разными фрагментами информации. Помимо этого, существуют и другие определения. В частности, энциклопедия Wikipedia именует системой управления контентом такую, которая используется для упрощения и организации совместного создания наполнения страниц.